Dal caos del magazzino al controllo totale.

01 — Il cliente e lo scenario

Una sementiera che vive di finestre di semina

SEEDS Technologies Italia sviluppa e produce sementi ortive dalla sua sede di Vittoria, nel Ragusano: pomodoro, peperone, zucchino e portainnesto. Il cuore dell'azienda è la ricerca genetica — è lì che vanno prioritariamente gli investimenti — e il resto è una macchina logistica che deve essere precisa.

Una cinquantina di referenze a catalogo, oltre cento ordini al mese, sei agenti tra Italia ed estero. E una struttura operativa ibrida: non solo distribuzione, ma produzione interna e lavorazioni affidate a stabilimenti esterni, con materiale che esce e rientra di continuo.

«Sapere in tempo reale dove si trova il materiale, in che stato è e quando sarà davvero disponibile per la vendita.»

02 — La sfida

Excel paralleli e una stagione che non aspetta

Prima di Qtnova la gestione operativa stava su file Excel sconnessi e su un gestionale legacy limitato. Ogni reparto lavorava sui propri dati, e con flussi di materiale continui tra sede e terzisti le due versioni della realtà non coincidevano quasi mai.

Nelle sementi questo pesa più che altrove, perché il calendario non è negoziabile: si vende dentro le finestre di trapianto. Se una partita non è dove il sistema dice, o non arriva in tempo, il cliente non rimanda l'acquisto di un mese — perde il ciclo colturale. Tre problemi, sempre gli stessi:

1. Magazzino cieco

   Nessuna gestione di lotti e scadenze, e nessuna visibilità sul materiale in lavorazione presso i terzisti. Impossibile risalire all'origine o alla destinazione di una partita, e i prodotti scaduti restavano a scaffale senza che nessuno lo rilevasse.

2. Vendite alla cieca

   Ordini accettati senza disponibilità visibile in fase di preventivo e senza una data reale di approvvigionamento. Rotture di stock e overselling frequenti, e nessun modo di confermare al cliente tempi certi.

3. Provvigioni a mano

   Calcolo interamente su Excel, con regole diverse per ogni agente: due giorni al mese solo per tirare le somme tra fatturato, incassato e incassi parziali. Con l'errore umano sempre in agguato.

E sopra tutto questo il rischio che nessuno vuole correre: senza tracciabilità di lotto, un controllo fitosanitario o la necessità di richiamare una partita non sono una procedura, sono un'emergenza.

03 — La soluzione

Un unico sistema, aggiornato in tempo reale

Odoo come ERP centrale, con Vendite, Magazzino, Conto lavoro, Fatturazione e Provvigioni collegati in una sola architettura: ogni modulo scrive sullo stesso database nello stesso istante. Quattro attivazioni hanno fatto il lavoro.

«In tempi molto stretti e con pochissimo preavviso siamo riusciti a migrare dal vecchio al nuovo ERP e ad avviare il sistema senza problemi.»

04 — Il workflow

Quattro passaggi, dall'anagrafica alla provvigione

Il processo è lineare per costruzione: ogni passaggio eredita quello che serve da quello prima, così non c'è nessun punto in cui un dato va reinserito a mano.

1. Anagrafica cliente

   L'agente viene assegnato direttamente al cliente nel CRM: ogni ordine successivo lo eredita da sé, con la possibilità di forzarlo a mano quando serve.

2. Ordine di vendita

   L'operatore vede la disponibilità in tempo reale, seleziona il lotto specifico e riceve dal sistema la data di approvvigionamento calcolata.

3. Magazzino

   Lotto e scadenza vengono assegnati in ricezione merce o in produzione, e il tracciamento continua sul materiale che esce verso i terzisti, rientri e scarti compresi.

4. Fattura e provvigioni

   Alla fatturazione le provvigioni si calcolano da sole secondo le regole dell'agente. Gli Excel paralleli non servono più a nessuno.

05 — I risultati

Controllo totale, e due giorni al mese che tornano

Magazzino tracciato

Lotto e scadenza su ogni articolo, con localizzazione immediata e gestione puntuale delle date.

Disponibilità reale in vendita

Stop a overselling e vendite scoperte: il commerciale vede cosa è vendibile adesso, non cosa risultava ieri.

Conto lavoro monitorato

Visibilità completa sul materiale inviato ai terzisti e sui rientri pianificati.

Compliance e sicurezza

Con la tracciabilità di lotto, un controllo fitosanitario o il richiamo di una partita diventano una procedura, non un'emergenza.

06 — Il valore

Oggi SEEDS lavora sui dati, non sulle supposizioni

Il progetto è partito con tempi molto ravvicinati: contratto firmato il 24 dicembre 2025, attività avviate a gennaio 2026, con la migrazione dei dati dal gestionale precedente, la formazione e le personalizzazioni necessarie.

• Una sola versione dei fatti Vendite, magazzino, produzione e amministrazione leggono lo stesso dato nello stesso momento. Le discrepanze tra reparti non hanno più dove nascere.
• Tempo restituito Le venti ore a settimana di allineamento manuale sono tornate al lavoro vero, e i due giorni al mese sulle provvigioni con loro.
• Promesse mantenute Una data di consegna calcolata dal sistema è una data che si può confermare al cliente senza incrociare le dita.
• Rischio sotto controllo La tracciabilità di lotto non serve solo quando arriva un controllo: serve a sapere sempre cosa è uscito e dov'è andato.

«Abbiamo apprezzato la coerenza tra quanto discusso in fase iniziale e quanto poi effettivamente realizzato. Nel complesso, una scelta che rifaremmo e che ci sentiamo di consigliare ad altre aziende che stanno valutando un ERP.»